Прежде чем перейти к рассмотрению порядка и особенностей оформления документов для участия в тендере, необходимо четко осознавать, что к ней относится.
Унифицированное определение характеризует тендерную документацию, как пакет или набор документов, которые необходимы при подаче заявок на участие в тендере. Их перечень определен нормативными актами и законами, регламентирующими вопросы и порядок проведения тендеров. В законодательстве можно найти также формы и особенности оформления данного типа документов.
Подчас именно нарушения в форме документа или его оформления являются причиной того, что компания получает отказ в принятии заявок на участие. Отвечая на вопрос о том, почему формальности на первый взгляд придается такое большое значение, следует обратиться к самому понятию тендера.
Тендер – это своего рода конкурс, предметом которого или «главным призом» является договор на выполнение работ, оказание услуг или поставку товара. Связь между участием в конкурсе и оформлением документов заключается в том, что пакет документов раскрывает особенности и условия, с учетом которых компания, заявившаяся себя на тендер, готова оказать услуги, выполнить работы или предоставить товар. Таким образом, от того, насколько детализировано, точно и обоснованно, а также в соответствии с законами и правилами конкурса, компания раскроет свои условия, зависит ее победа в тендере.
В целом, тендерная документация раскрывает условия и содержательную часть планируемого к заключению в рамках конкурса контракта.
Состав тендерной документации
Пакет документов для тендера принято подразделять на две содержательные составляющие:
– техническую;
– коммерческую.
Документы технического содержания включают в себя:
– содержащие условия, на которых планируется проводить конкурс и заключать договор;
– описание характеристик предмета тендера;
– инструкции и информационные карты для компаний-поставщиков;
– характеристики заказа: графики, наименование, ссылки на регламенты, стандарты, тех.условия.
В коммерческой составляющей документации описываются:
– расчеты стоимостей, ценовые диапазоны товаров, услуг;
– финансовые источники, порядок и графики оплаты;
– гарантии и моменты страхования.
Содержание, составление и оформление тендерной документации
Во многом, данные моменты или этапы работы над тендерной документацией – это «три кита», на которых держится победа в тендере.
Тендерный пакет должен включать в себя следующий перечень документов:
– заявка компании на участие в тендере;
– полная опись прилагаемых к заявке документов;
– документ из банка-партнера компании, подтверждающий у последней отсутствие задолженностей;
– документы, характеризующие с технической стороны приобретаемые компанией материалы, товары;
– договор-проект закупок;
– материалы методической направленности, раскрывающие нюансы страховых моментов, налогообложения, таможни, транспортировки с указанием их финансовой составляющей;
– требования к заявке, моменты, касающиеся внесения корректировок, условия и сроки ее предоставления, отзыва с указанием места;
– моменты открытия заявок на тендер: место, время и конечный срок;
– условия привилегий и приоритетов для отечественных компаний.
При составлении документов для тендера обязательным требованием является указание реквизитов составителя: имени, всех видов контактных данных, а также условия, на которых возможно получение пакета- заявки, с указанием его стоимости.
Оформление тендерных документов производится в соответствии с специально для этого разработанными инструкциями, литературой методического содержания, регламентами.
Сам процесс разработки компания может произвести как своими силами, делегировав полномочия и функции группе сотрудников, или же обратиться с этим вопросом в консалтинговую компанию. Помощь в данном вопросе может оказать и тендерный специалист финансового центра. Последние два способа составления документов для тендера способны дать возможность экономии временных и финансовых затрат.
Загрузка...
